– Tosin en ole koskaan tarkistanut, mitä työnantaja on minusta omiin tiedostoihinsa kirjannut, sanoo Mikko Cortés Téllez.

– En minäkään, ei ole tullut mieleenkään, Irma Nieminen ihmettelee kysymystä, joka kuitenkin kutkuttelee mieltä. Kerättävät tiedot käyvät ilmi tietojärjestelmien rekisteriotteista, Irma Nieminen jatkaa.

Lain mukaan työnantaja saa kerätä ja säilyttää vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voi poiketa edes työntekijän suostumuksella.

Sähköpostikulttuuriin huomiota

Arjen työssä sähköposti on yhä useamman työväline. Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä on säädetty tarkkaan, miten teknistä valvontaa saa hoitaa ja kuinka sähköpostikäytäntöön suhtautua. Sähköpostien avaamisesta työntekijän lomalla tai sairastuessa pitäisi olla työpaikalla sovitut pelisäännöt. Työntekijä ei voi edes sopia siitä, että työnantajalla olisi oikeus lukea työntekijän yksityisluonteisia sähköposteja.

– Sille ei kukaan voi mitään, että ihmisille tulee työpaikan sähköpostiosoitteeseen myös yksityisluonteisia viestejä. Niihin ei missään olosuhteissa puututa. Mahdollista toki on, että työntekijä tai viranhaltija voi halutessaan antaa työkaverilleen oikeuden avata tulevaa sähköpostia poissaolon aikana, Irma Nieminen sanoo.

Mikko Cortes Tellez ei ole antanut valtakirjaa kenellekään kollegoistaan lukea hänelle tulevia sähköposteja vuosiloman tai sairausloman aikana. Asia selvitetään tilanne kerrallaan.

– Automaattinen poissaolovastaus kertoo, milloin luen seuraavan kerran postiani ja keneen voi tarvittaessa ottaa yhteyttä minun poissa ollessani. Mielestäni se riittää asioiden sujumisessa.

Käytäntö onkin yleinen, joskin Irma Niemisen mukaan hankalia tilanteita saattaa syntyä äkillisten sairauspoissaolojen myötä.

– Tilanteet pitää hoitaa tapauskohtaisesti. Meillä on nykyään lähes kaikilla kannettavat tietokoneet, joita kuljetetaan mukana, Irma Nieminen sanoo.

Tosin sairauslomalla ei ole velvoitetta tehdä töitä.

Sähköpostikulttuuriin voi Irma Niemisen mukaan kiinnittää huomiota.

– Sähköposti ja tekstiviesti ovat viestintävälineitä, mutta hoidamme niillä monia virkatehtäviä. Sähköpostiin tulee kiireessä vastattua lyhyesti ja viesti saattaa tuntua vastaanottajasta tökeröltä tai tylyltä, vaikka itse asia tulisikin selväksi. Sähköpostikulttuurista pitäisi istahtaa alas keskustelemaan, Irma Nieminen sanoo.

– Onneksi paljon on tapahtunut kohennusta. Kun sähköpostit tulivat työvälineiksi, kone saatettiin jättää lukitsematta, kun lähdettiin pois työhuoneesta. Viestit olivat periaatteessa kaikkien luettavissa. Kun yhteiskunnassa on yleisesti keskusteltu enemmän tietoturvasta, kone jää nyt työhuoneesta lähdettäessä pimeäksi ja salasanan taakse lukituksi, Mikko Cortés Téllez huomauttaa.

Ohjelmien päivittyminen tiuhaa

Jos tietoturvapuoli onkin kunnossa, useita työntekijöitä rassaa se, että kun on juuri oppinut uuden ohjelman, tilalle tulee uusi.

– Meillekin tulee uusia ohjelmia melko tiuhaan tahtiin. Valtionhallinnon yhteisiin järjestelmiin ei pääse vaikuttamaan, vaan ne on opeteltava. Yritämme tehdä niin hyvin kuin mahdollista sen, mikä on meidän vallassamme, Irma Nieminen sanoo.

– Kaikki ohjelmat ovat tarpeellisia työssämme eikä auta kuin opetella uudetkin. Virheinvestointejakin on matkan varrella tehty eli hankittu ohjelmia, jotka eivät yksinkertaisesti soveltuneet ministeriön käyttöön, Mikko Cortés Téllez sanoo.